Política de Privacidade

1. Introdução

O GestChurch é uma empresa de soluções tecnológicas especializadas na gestão administrativa, financeira, contabilística e patrimonial de instituições religiosas.

A nossa plataforma permite às igrejas, ministérios, denominações, sedes, centros e congregações gerir informações relacionadas com os seus membros, dirigentes, colaboradores, actividades, recursos financeiros e património, através de um sistema integrado.

Reconhecemos que a informação tratada pelas instituições religiosas é particularmente importante e, em determinadas circunstâncias, pode ser de natureza sensível. Por esse motivo, assumimos o compromisso de proteger a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade dos dados tratados através dos nossos serviços.

A presente Política de Privacidade estabelece os princípios, as regras e as medidas que orientam a recolha, a utilização, o armazenamento, a partilha e a protecção dos dados pessoais e das informações financeiras e patrimoniais tratados através do GestChurch.

2. Âmbito de aplicação

Esta Política aplica-se:

• Ao website oficial do GestChurch;
• À plataforma de gestão e às suas aplicações;
• Aos utilizadores registados e aos administradores das contas;
• Às instituições religiosas que contratam os nossos serviços;
• Aos pastores, dirigentes, membros, funcionários, voluntários, doadores e fornecedores cujos dados sejam introduzidos na plataforma;
• Aos prestadores de serviços que tratem dados por nossa conta, nos termos dos contratos aplicáveis.

A Política deve ser interpretada em conjunto com os contratos de prestação de serviços, os termos de utilização e os acordos de tratamento de dados que sejam aplicáveis.

3. Responsabilidade pelo tratamento dos dados

O papel do GestChurch depende da finalidade e da natureza do tratamento realizado.

3.1. Dados tratados por conta das instituições religiosas

Relativamente aos dados de membros, dízimos, ofertas, contribuições, funcionários, fornecedores, registos financeiros e património introduzidos pelas instituições na plataforma, a instituição religiosa será, em regra, a responsável por determinar as finalidades e os meios essenciais do tratamento. O GestChurch actuará como prestador de serviços e, quando aplicável, como subcontratante do tratamento de dados pessoais.

3.2. Dados tratados pelo próprio GestChurch

O GestChurch poderá actuar como responsável pelo tratamento relativamente aos dados necessários à gestão das suas próprias relações comerciais, criação e administração de contas, facturação, suporte técnico, segurança, prevenção de fraude e cumprimento de obrigações legais.

Os papéis concretos serão definidos de acordo com a legislação aplicável e com as circunstâncias de cada tratamento.

4. Categorias de dados recolhidos

Consoante os serviços contratados e as funcionalidades utilizadas, poderão ser tratados os seguintes dados:

4.1. Dados de identificação e contacto

• Nome completo;
• Data de nascimento, quando necessária;
• Número de telefone e endereço de correio electrónico;
• Endereço e outros dados de contacto necessários;
• Identificadores internos de utilizador ou membro.

4.2. Dados administrativos e organizacionais

• Função, departamento ou responsabilidade na instituição;
• Congregação, centro ou sede a que o utilizador pertence;
• Registos de presença e participação em actividades, quando activados;
• Registos de autorizações, operações e utilização da plataforma.

4.3. Dados financeiros e contabilísticos

• Registos de dízimos, ofertas, donativos e outras contribuições;
• Receitas, despesas, pagamentos, reembolsos e movimentos de tesouraria;
• Orçamentos, relatórios financeiros e registos contabilísticos;
• Dados de facturação e informação necessária à reconciliação financeira;
• Informação sobre compromissos, fornecedores e operações financeiras.

O GestChurch não deverá solicitar credenciais bancárias, códigos PIN, palavras-passe bancárias ou códigos de autenticação de utilização única dos membros ou das instituições para registar contribuições ou operações contabilísticas.

4.4. Dados patrimoniais

• Inventários de bens móveis e imóveis;
• Identificação, localização, estado de conservação e valor contabilístico dos activos;
• Documentação relativa a aquisição, manutenção, depreciação, transferência e abate de bens;
• Registos de viaturas, equipamentos, mobiliário e outros activos institucionais.

4.5. Dados pessoais sensíveis

A plataforma poderá permitir o registo de informações que, pela sua natureza ou contexto, mereçam protecção reforçada, incluindo informações sobre crenças religiosas, necessidades de assistência pastoral ou outras categorias especialmente protegidas por lei.

Estes dados só deverão ser tratados quando existir uma finalidade legítima e determinada, fundamento jurídico adequado e medidas de protecção proporcionais ao risco. O acesso deverá ser limitado às pessoas devidamente autorizadas.

4.6. Dados técnicos

Poderão ser recolhidos registos de acesso, endereço IP, tipo de dispositivo, navegador, data e hora de acesso, registos de erros e outros elementos necessários à segurança, manutenção e melhoria dos serviços.

5. Finalidades do tratamento

Os dados serão tratados exclusivamente para finalidades legítimas, determinadas e compatíveis com os serviços prestados, incluindo:

• Criar e administrar contas de utilizadores;
• Permitir a gestão administrativa das instituições religiosas;
• Registar e acompanhar receitas, despesas, dízimos, ofertas e donativos;
• Produzir relatórios financeiros, contabilísticos e patrimoniais;
• Controlar inventários, activos e responsabilidades;
• Gerir permissões, aprovações e níveis de acesso;
• Assegurar a rastreabilidade das operações;
• Prestar assistência técnica e apoio aos clientes;
• Garantir a segurança e prevenir acessos não autorizados;
• Cumprir obrigações legais, fiscais e contratuais aplicáveis;
• Melhorar a fiabilidade, o desempenho e a funcionalidade da plataforma.

Os dados não serão utilizados para finalidades incompatíveis com aquelas para as quais foram recolhidos, salvo quando exista fundamento jurídico válido.

6. Fundamento jurídico do tratamento

O tratamento dos dados deverá assentar num fundamento jurídico adequado, conforme a legislação aplicável e a natureza da operação, nomeadamente:

• Consentimento válido do titular, quando exigido;
• Execução de um contrato ou de diligências pré-contratuais;
• Cumprimento de uma obrigação legal;
• Prossecução de interesses legítimos devidamente ponderados, quando admissível;
• Outro fundamento legalmente reconhecido e aplicável ao caso concreto.

O facto de uma instituição religiosa recolher determinada informação não significa, por si só, que todos os tratamentos posteriores estejam automaticamente autorizados.

Sempre que o consentimento seja necessário, este deverá ser livre, específico, informado e demonstrável. Quando legalmente exigido, deverá ser possível retirá-lo sem afectar a licitude do tratamento anterior.

7. Protecção dos dados financeiros e patrimoniais

O GestChurch reconhece que os registos financeiros e patrimoniais podem revelar informações confidenciais sobre uma instituição e sobre pessoas singulares.

Por conseguinte, compromete-se a adoptar medidas destinadas a:

• Restringir o acesso aos registos financeiros e contabilísticos;
• Separar as permissões de consulta, criação, alteração, aprovação e eliminação;
• Manter registos de auditoria das operações relevantes;
• Proteger os relatórios e documentos contra divulgação não autorizada;
• Reduzir a exposição de dados pessoais nos relatórios;
• Apoiar a reconciliação e a verificação das operações;
• Impedir que utilizadores de uma congregação acedam indevidamente aos dados de outras unidades.

O acesso à informação deverá obedecer ao princípio do menor privilégio: cada utilizador terá apenas as permissões necessárias para desempenhar as suas funções.

A plataforma não substitui os controlos internos, a supervisão financeira nem as responsabilidades legais da instituição religiosa.

8. Confidencialidade e dever de sigilo

O GestChurch considera confidenciais os dados pessoais, financeiros, contabilísticos e patrimoniais a que tenha acesso no âmbito da prestação dos seus serviços.

Os colaboradores, administradores e prestadores de serviços autorizados deverão estar sujeitos a deveres de confidencialidade adequados, inclusive após o termo das respectivas funções ou relações contratuais, nos termos aplicáveis.

Nenhum colaborador poderá consultar, copiar, divulgar ou utilizar dados de clientes para fins pessoais ou alheios às suas responsabilidades autorizadas.

9. Partilha e divulgação de dados

O GestChurch não comercializa dados pessoais nem vende listas de membros, pastores, doadores ou funcionários a terceiros.

Os dados poderão ser partilhados, estritamente na medida necessária, com:

• Prestadores de alojamento, armazenamento e infraestrutura tecnológica;
• Prestadores de suporte, manutenção e segurança;
• Serviços de envio de comunicações ou autenticação;
• Prestadores de processamento de pagamentos, quando aplicável;
• Auditores, consultores ou profissionais sujeitos a deveres de confidencialidade, quando legitimamente necessário;
• Autoridades públicas ou judiciais, quando exista obrigação ou fundamento legal válido.

Sempre que aplicável, os terceiros deverão estar vinculados por obrigações contratuais de confidencialidade, segurança e utilização limitada dos dados.

Não serão divulgados dados a terceiros para publicidade própria destes sem fundamento jurídico adequado e, quando necessário, consentimento válido.

10. Transferências internacionais de dados

Se os dados forem armazenados, alojados ou acedidos a partir de países diferentes daquele em que se encontra a instituição cliente, o GestChurch procurará assegurar que as transferências respeitam os requisitos legais aplicáveis.

Consoante o caso, poderão ser necessárias autorizações, garantias contratuais, medidas técnicas adicionais ou outras condições previstas na legislação.

As instituições clientes deverão poder obter informação sobre os prestadores relevantes, os países envolvidos e as garantias aplicáveis, na medida permitida pelos contratos e pela lei.

11. Segurança da informação

O GestChurch adoptará medidas técnicas e organizativas adequadas à natureza dos dados, à dimensão do serviço e aos riscos identificados.

Estas medidas poderão incluir:

• Autenticação segura e políticas de palavras-passe;
• Autenticação multifactor, quando disponível;
• Controlo de acessos baseado em funções;
• Encriptação das comunicações e, conforme a arquitectura, dos dados armazenados;
• Cópias de segurança e procedimentos de recuperação;
• Registos de actividade e monitorização de eventos de segurança;
• Actualizações de segurança e correcção de vulnerabilidades;
• Procedimentos de gestão de incidentes;
• Formação e deveres de confidencialidade para pessoas autorizadas.

Nenhum sistema informático é absolutamente imune a riscos. Por isso, o GestChurch compromete-se a melhorar continuamente os seus controlos e a responder de forma adequada a incidentes que afectem os dados tratados.

12. Conservação dos dados

Os dados serão conservados apenas durante o período necessário para cumprir as finalidades do tratamento, as obrigações legais, os contratos e os requisitos legítimos de arquivo e defesa de direitos.

Os prazos poderão variar consoante a categoria de informação, incluindo:

• Dados de conta: durante a vigência da relação contratual e pelo período adicional justificável;
• Registos financeiros e contabilísticos: durante os prazos legalmente exigidos;
• Registos de segurança: durante o período necessário à prevenção e investigação de incidentes;
• Dados de suporte: durante o tempo necessário para resolver a questão e documentar a intervenção;
• Dados sujeitos a litígio ou obrigação legal de conservação: até ao termo da necessidade correspondente.

No final dos prazos aplicáveis, os dados serão eliminados, anonimizados ou sujeitos a outra medida legalmente admissível.

As cópias de segurança poderão manter dados por um período limitado, de acordo com os ciclos técnicos de retenção e os procedimentos de recuperação.

13. Direitos dos titulares dos dados

Nos termos da legislação aplicável, os titulares poderão ter direito a:

• Ser informados sobre o tratamento dos seus dados;
• Solicitar acesso aos dados pessoais que lhes digam respeito;
• Pedir a correcção de dados incorrectos ou incompletos;
• Solicitar a eliminação dos dados, quando legalmente admissível;
• Solicitar a limitação de determinados tratamentos, quando aplicável;
• Opor-se a tratamentos nas situações previstas na lei;
• Retirar o consentimento, quando o tratamento se baseie nesse fundamento;
• Apresentar reclamação à autoridade de controlo competente.

Estes direitos não são absolutos. Poderão existir limitações legais, nomeadamente para cumprir obrigações fiscais, contabilísticas, judiciais ou de conservação obrigatória.

Quando o GestChurch actuar apenas por conta de uma instituição religiosa, poderá encaminhar o pedido para essa instituição ou prestar-lhe assistência para que o pedido seja tratado correctamente.

Os pedidos poderão ser enviados para o contacto de privacidade indicado no final desta Política. Poderá ser solicitada informação proporcional para confirmar a identidade do requerente e evitar a divulgação indevida de dados.

14. Responsabilidades das instituições clientes

As igrejas, ministérios e organizações que utilizam o GestChurch são responsáveis por assegurar que a recolha e a introdução de dados na plataforma têm fundamento legítimo e respeitam a legislação aplicável.

Compete-lhes, nomeadamente:

• Informar os titulares sobre os tratamentos que realizam;
• Definir as finalidades e os acessos de cada utilizador;
• Garantir que os dados introduzidos são adequados, pertinentes e exactos;
• Obter consentimentos quando legalmente necessários;
• Evitar a introdução de informação excessiva ou desnecessária;
• Proteger as credenciais de acesso;
• Rever periodicamente as permissões dos utilizadores;
• Comunicar incidentes e pedidos de titulares de forma atempada;
• Cumprir os deveres legais de arquivo, prestação de contas e conservação documental.

Cada instituição deverá designar pessoas autorizadas para administrar a sua conta e gerir as permissões dos respectivos utilizadores.

15. Menores de idade

Quando a plataforma for utilizada para gerir dados de crianças ou adolescentes, incluindo registos de actividades, participação em programas ou informações de contacto dos respectivos encarregados de educação, deverão ser aplicadas medidas de protecção reforçadas.

A instituição responsável deverá verificar os fundamentos jurídicos aplicáveis, os requisitos de consentimento ou autorização, quando necessários, e a adequação dos dados recolhidos à finalidade pretendida.

Não deverão ser recolhidos dados de menores sem necessidade legítima ou utilizados para finalidades incompatíveis com a sua protecção.

16. Incidentes de segurança

Perante um incidente que possa comprometer a confidencialidade, integridade ou disponibilidade dos dados, o GestChurch activará procedimentos proporcionais de investigação, contenção, recuperação e prevenção de recorrência.

Quando aplicável, informará as instituições clientes afectadas sem demora injustificada e prestará a assistência contratualmente prevista.

As notificações às autoridades competentes e aos titulares serão efectuadas sempre que exigidas pela legislação aplicável, dentro dos prazos legalmente estabelecidos.

17. Cookies e tecnologias semelhantes

O website e a plataforma poderão utilizar cookies e tecnologias semelhantes para assegurar funcionalidades essenciais, manter sessões, reforçar a segurança e, quando aplicável, analisar a utilização dos serviços.

Os cookies não essenciais, incluindo os destinados a determinadas formas de análise ou publicidade, serão utilizados de acordo com os requisitos legais aplicáveis e com as preferências ou o consentimento do utilizador, quando necessário.

Os utilizadores poderão gerir as preferências através das opções disponibilizadas no website ou no navegador, sem prejuízo de que a desactivação de determinadas tecnologias possa afectar algumas funcionalidades.

18. Alterações à Política de Privacidade

O GestChurch poderá actualizar esta Política para reflectir alterações legais, tecnológicas, operacionais ou contratuais.

A versão actualizada será disponibilizada nos canais oficiais da empresa, com indicação da data da última revisão.

Quando uma alteração afectar materialmente os direitos dos titulares ou a forma de tratamento dos dados, serão prestadas informações adicionais e obtido novo consentimento, quando legalmente necessário.

19. Contactos e exercício de direitos

Para questões relacionadas com esta Política, pedidos de acesso ou rectificação, reclamações, incidentes de segurança e outros assuntos de privacidade, os interessados poderão contactar:

Entidade

GestChurch

Responsável pela privacidade

A designar

Correio electrónico

privacidade@gestchurch.com

Website

gestchurch.com

Endereço físico

A definir

20. Compromisso final

O GestChurch reconhece que a confiança é um elemento essencial na relação com as instituições religiosas e com as pessoas cujas informações são tratadas através da plataforma.

Por isso, compromete-se a tratar os dados com responsabilidade, confidencialidade, transparência e respeito pelos direitos dos titulares, promovendo uma utilização segura e legítima da informação ao serviço da boa administração das instituições religiosas.